Zeitfresser-Prozesse: Wie manuelle Aufgaben Vertrieb und Service ausbremsen und Automatisierung im Autohaus entlastet
Warum VerkÀufer nur rund 28 Prozent ihrer Zeit mit dem Verkauf verbringen
Wenn Sie einen VerkĂ€ufer fragen, warum er in den Handel gegangen ist, hören Sie selten: âWegen der Excel-Reports.â Allerdings ist das fĂŒr viele Sales Manager Alltag.
Laut dem aktuellen State of Sales Report von Salesforce verbringen Vertriebsmitarbeiter im Schnitt nur 28 % ihrer Arbeitswoche mit tatsĂ€chlichem Verkaufen. Der GroĂteil der Zeit geht fĂŒr Administration, interne Abstimmungen, Datenpflege und Reporting drauf.
Ăbertragen auf das Autohaus bedeutet das, dass mehr als 70 % der wertvollen Arbeitszeit nicht in Beratung, Probefahrten, AbschlĂŒsse oder aktives Nachfassen flieĂen. FĂŒr genau die AktivitĂ€ten, die den Umsatz bringen, bleibt also kaum Zeit.
Das ist kein individuelles Problem einzelner Mitarbeiter. Es ist ein strukturelles Thema.
Ein typischer Tag im Autohaus-Vertrieb
Ein Sales Manager in einem mittelgroĂen Autohaus startet seinen Tag möglicherweise um 8:00 mit der Sichtung neuer Leads.
Diese kommen aus dem Herstellerportal, aus dem eigenen CRM, aus Drittplattformen und aus der Website. Leider wurden nicht alle Daten sauber erfasst. Manche DatensÀtze sind doppelt und Telefonnummern fehlen.
Mittlerweile ist es 09:30 Uhr. Der Sales Manager beschĂ€ftigt sich nun mit der Aktualisierung von Kampagnenlisten. Das bedeutet Export aus dem CRM, ein Abgleich in Excel, Bereinigung der Daten und RĂŒckimport.
Diese Schritte kosten Zeit und nun ist es bereits 11:00 Uhr. Der Sales Manager erstellt ein Reporting fĂŒr die GeschĂ€ftsleitung. Leider liefert das DMS andere Auswertungen als das CRM. Der Mitarbeitende muss die Daten manuell konsolidieren.
Um 14:00 Uhr ruft ein Interessent an. Die letzte Aktion mit ihm wurde nur im Herstellerportal dokumentiert, deshalb ist die Historie unvollstÀndig. Auch hier muss der Sales Manager nachbessern und Informationen ggf. erneut abfragen.
Es ist 16:30 Uhr und der Sales Manager beschÀftigt sich mit nachfassen und geht erneut auf Interessenten zu. Allerdings werden Wiedervorlagen nur manuell gepflegt. So gehen wichtige Informationen unter und er vergisst Termine mit Interessenten.
Das Ergebnis ist viel Aufwand, hohe FehleranfĂ€lligkeit und zu wenig Zeit fĂŒr das, was wirklich Umsatz bringt.
Tool-Flut statt ProduktivitÀt
Der viel zu hohe Aufwand entsteht nicht nur durch einzelne Aufgaben, sondern durch SystembrĂŒche.
Laut Salesforce nutzen Vertriebsteams heute im Schnitt rund zehn verschiedene Tools. Dass das Navigieren so vieler verschiedener Systeme nicht immer einfach ist, bestĂ€tigt auch der Salesforce Report: 66 % der Befragten geben an, dass sie sich von dieser Tool-Vielfalt ĂŒberfordert fĂŒhlen. Gleichzeitig planen 94 % der Sales-Organisationen eine stĂ€rkere Konsolidierung ihrer Systeme, um so produktiver arbeiten zu können.
Diese Zahlen wurden branchenĂŒbergreifend erhoben. Trotzdem spiegeln sie auch die Situation im Autohaus wider. Folgende Tools werden im Allgemeinen von AutohĂ€ndlern verwendet:
CRM-System
Dealer Management System
Herstellerportale
Excel-Listen
E-Mail-Tools
Terminplanungstools
Marketingplattformen
App auf dem Telefon
Jedes System ist fĂŒr sich sinnvoll und bietet durchaus einen Mehrwert. In der Summe entsteht jedoch ein Flickenteppich, der zu hohem Arbeitsaufwand und FehleranfĂ€lligkeit fĂŒhrt.
Der zentrale Schmerzpunkt im Autohaus ist deshalb die mehrfache Datenpflege. Ein Kunde wird im CRM angelegt, existiert parallel im DMS und taucht zusĂ€tzlich im Herstellerportal auf. Wenn Ănderungen vorgenommen werden, werden diese leider nicht ĂŒberall synchronisiert. Das fĂŒhrt zu:
Doppelarbeit
Inkonsistenzen
fehlerhaften Kampagnen
unvollstÀndiger Kundenhistorie
verpassten Verkaufschancen
Leider geht durch die mehrfache Datenpflege im Autohaus auch sehr viel Zeit und damit Umsatz verloren. Diese fehlt schlieĂlich im KundengesprĂ€ch.
Automatisierung im Autohaus: Wo konkrete Entlastung möglich ist
Die Frage lautet nicht, ob Prozesse digitalisiert werden sollen, denn in den meisten FÀllen sind Sie das lÀngst. Die entscheidende Frage lautet, sind sie auch automatisiert und integriert.
1. Lead Verteilung automatisieren
Viele HĂ€user verteilen Leads noch manuell oder halbautomatisch. Das kostet viel Zeit und kann zu Reibungen fĂŒhren, wenn der Prozess nicht flĂŒssig lĂ€uft.
Eine automatisierte Lead Verteilung weist Anfragen anhand klar definierter Regeln zu, zum Beispiel nach Marke, Standort, Modell oder Auslastung. Das reduziert Reaktionszeiten und schafft Transparenz.
2. Wiedervorlagen systemgestĂŒtzt steuern
Nachfassaktionen gehören zu den gröĂten Umsatzhebeln. Leider gehen sie im Alltag schnell unter.
Automatisierung im Autohaus kann diese Nachfassaktionen vereinfachen. So können automatisierte Workflows beispielsweise:
- Erinnerungen an VerkÀufer auslösen,
- automatische Follow-up-Mails versenden,
- Eskalationen an Teamleiter auslösen, wenn Leads unbearbeitet bleiben.
Dadurch bleibt kein Kontakt unbeachtet.
3. Servicekommunikation automatisieren
HU-Erinnerungen, Wartungsintervalle oder saisonale Checks werden hÀufig noch manuell vorbereitet. Dabei kann Automatisierung im Autohaus auch hier vieles vereinfachen.
Mit automatisierten Journeys lassen sich Servicekampagnen regelbasiert, auf Basis von Laufleistung, Alter des Fahrzeugs oder letztem Werkstattbesuch, auslösen.
Das entlastet nicht nur das Marketing, es stabilisiert auch die Werkstattauslastung.
4. Datenquellen zusammenfĂŒhren
Ohne saubere Daten kann keine Automatisierung im Autohaus stattfinden. Ăber einen zentralen Kundendatensatz, der Informationen aus CRM, DMS und weiteren Quellen zusammenfĂŒhrt, lĂ€sst sich die Mehrfachpflege reduzieren und die DatenqualitĂ€t erhöhen.
Hier liegt der gröĂte Hebel, um Zeitfresser zu minimieren.
VEACT als Wegbereiter fĂŒr integrierte Workflows
Genau an dieser Stelle setzen Plattformlösungen wie die von VEACT an.
Statt einzelne Kampagnen manuell zu planen und Listen in Excel zu pflegen, werden Prozesse als durchgÀngige Customer Journey modelliert.
Mit einem Drag-and-Drop Journey Builder lassen sich vollautomatische Workflows definieren:
- Lead Routing bei Eingang
- automatische BegrĂŒĂungs- und Nachfasskommunikation
- Service-Erinnerungen
- Reaktivierung inaktiver Kunden
- Datenaktualisierung bei StatusÀnderungen
The goal is not to replace people, but to free employees from repetitive administrative tasks so they can use their time more effectively.
The benefits for dealerships are clear: less manual list maintenance, fewer system breaks, and fewer errors.
That way sales managers have more time for consultations and closing deals.
Warum es sinnvoll ist, jetzt zu handeln
Der Automobilhandel steht vielen Herausforderungen gegenĂŒber und diese werden nicht kleiner:
- steigender Wettbewerbsdruck
- zunehmende KomplexitÀt durch ElektromobilitÀt und neue Vertriebsmodelle
- höhere Kundenerwartungen an Reaktionsgeschwindigkeit und Personalisierung
Wenn VerkĂ€ufer weiterhin nur rund 28 % ihrer Zeit fĂŒr den tatsĂ€chlichen Verkauf aufwenden, verschenkt das Autohaus viel Umsatzpotenzial.
Automatisierung im Autohaus und Systemkonsolidierung sind deshalb notwendige ProduktivitĂ€tsprojekte, die sich nicht ausschlieĂlich auf die technische Umsetzung beschrĂ€nken dĂŒrfen. Stattdessen mĂŒssen alle Prozesse unter die Lupe genommen und möglicherweise neu geplant werden.
Konkrete nĂ€chste Schritte fĂŒr Ihr Autohaus
- Prozessinventur durchfĂŒhren: Listen Sie alle wiederkehrenden administrativen TĂ€tigkeiten im Vertrieb und Service auf.
- Zeitaufwand messen: SchĂ€tzen Sie realistisch ein, wie viele Stunden pro Woche in Datenpflege, Reporting und manuelle Kampagnen flieĂen.
- Systemlandschaft analysieren: Erstellen Sie eine Ăbersicht, welche Tools im Einsatz sind, und wo Doppelarbeiten entstehen.
- PrioritÀten definieren: Starten Sie mit Prozessen, die hÀufig auftreten und klar standardisierbar sind.
- Pilotieren statt GroĂprojekt: Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Workflow. Zum Beispiel automatisiertes Lead Routing oder HU-Erinnerungen. Von da können Sie sich schrittweise voran arbeiten.
Fazit
Wenn mehr als 70 % der Arbeitszeit in Administration, Reporting und Tool-Bedienung flieĂen, haben VerkĂ€ufer zu wenig Zeit, um zu verkaufen. UmsatzeinbuĂen sind also oft nicht auf mangelnde Motivation zurĂŒckzufĂŒhren, sondern auf umstĂ€ndliche Prozesse, die Zeit fressen.
Gleichzeitig fĂŒhlen sich viele Teams von der Systemvielfalt ĂŒberfordert. Deshalb geht der Trend immer mehr in Richtung Tool-Konsolidierung.
Wer Prozesse automatisiert und Systeme integriert, gewinnt vor allem eines: Zeit.
Diese Zeit kann gewinnbringend fĂŒr die Kunden, Beratung und Vertragsabschluss eingesetzt werden.
Wenn Sie prĂŒfen möchten, wo in Ihrem Autohaus das gröĂte Automatisierungspotenzial steckt, lohnt sich ein strukturierter Blick auf Ihre Workflows. Genau dort beginnt nachhaltige Effizienzsteigerung.
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