Zeitfresser-Prozesse: Wie manuelle Aufgaben Vertrieb und Service ausbremsen und Automatisierung im Autohaus entlastet

Warum Verkäufer nur rund 28 Prozent ihrer Zeit mit dem Verkauf verbringen

Wenn Sie einen Verkäufer fragen, warum er in den Handel gegangen ist, hören Sie selten: „Wegen der Excel-Reports.“ Allerdings ist das für viele Sales Manager Alltag.

Laut dem aktuellen State of Sales Report von Salesforce verbringen Vertriebsmitarbeiter im Schnitt nur 28 % ihrer Arbeitswoche mit tatsächlichem Verkaufen. Der Großteil der Zeit geht für Administration, interne Abstimmungen, Datenpflege und Reporting drauf.

Übertragen auf das Autohaus bedeutet das, dass mehr als 70 % der wertvollen Arbeitszeit nicht in Beratung, Probefahrten, Abschlüsse oder aktives Nachfassen fließen. Für genau die Aktivitäten, die den Umsatz bringen, bleibt also kaum Zeit.

Das ist kein individuelles Problem einzelner Mitarbeiter. Es ist ein strukturelles Thema.

Ein typischer Tag im Autohaus-Vertrieb

Ein Sales Manager in einem mittelgroßen Autohaus startet seinen Tag möglicherweise um 8:00 mit der Sichtung neuer Leads.

Diese kommen aus dem Herstellerportal, aus dem eigenen CRM, aus Drittplattformen und aus der Website. Leider wurden nicht alle Daten sauber erfasst. Manche Datensätze sind doppelt und Telefonnummern fehlen.

Mittlerweile ist es 09:30 Uhr. Der Sales Manager beschäftigt sich nun mit der Aktualisierung von Kampagnenlisten. Das bedeutet Export aus dem CRM, ein Abgleich in Excel, Bereinigung der Daten und Rückimport.

Diese Schritte kosten Zeit und nun ist es bereits 11:00 Uhr. Der Sales Manager erstellt ein Reporting für die Geschäftsleitung. Leider liefert das DMS andere Auswertungen als das CRM. Der Mitarbeitende muss die Daten manuell konsolidieren.

Um 14:00 Uhr ruft ein Interessent an. Die letzte Aktion mit ihm wurde nur im Herstellerportal dokumentiert, deshalb ist die Historie unvollständig. Auch hier muss der Sales Manager nachbessern und Informationen ggf. erneut abfragen.

Es ist 16:30 Uhr und der Sales Manager beschäftigt sich mit nachfassen und geht erneut auf Interessenten zu. Allerdings werden Wiedervorlagen nur manuell gepflegt. So gehen wichtige Informationen unter und er vergisst Termine mit Interessenten.

Das Ergebnis ist viel Aufwand, hohe Fehleranfälligkeit und zu wenig Zeit für das, was wirklich Umsatz bringt.

Tool-Flut statt Produktivität

Der viel zu hohe Aufwand entsteht nicht nur durch einzelne Aufgaben, sondern durch Systembrüche.

Laut Salesforce nutzen Vertriebsteams heute im Schnitt rund zehn verschiedene Tools. Dass das Navigieren so vieler verschiedener Systeme nicht immer einfach ist, bestätigt auch der Salesforce Report: 66 % der Befragten geben an, dass sie sich von dieser Tool-Vielfalt überfordert fühlen. Gleichzeitig planen 94 % der Sales-Organisationen eine stärkere Konsolidierung ihrer Systeme, um so produktiver arbeiten zu können.

Diese Zahlen wurden branchenübergreifend erhoben. Trotzdem spiegeln sie auch die Situation im Autohaus wider. Folgende Tools werden im Allgemeinen von Autohändlern verwendet:

Jedes System ist für sich sinnvoll und bietet durchaus einen Mehrwert. In der Summe entsteht jedoch ein Flickenteppich, der zu hohem Arbeitsaufwand und Fehleranfälligkeit führt.

Der zentrale Schmerzpunkt im Autohaus ist deshalb die mehrfache Datenpflege. Ein Kunde wird im CRM angelegt, existiert parallel im DMS und taucht zusätzlich im Herstellerportal auf. Wenn Änderungen vorgenommen werden, werden diese leider nicht überall synchronisiert. Das führt zu:

Leider geht durch die mehrfache Datenpflege im Autohaus auch sehr viel Zeit und damit Umsatz verloren. Diese fehlt schließlich im Kundengespräch.

Automatisierung im Autohaus: Wo konkrete Entlastung möglich ist

Die Frage lautet nicht, ob Prozesse digitalisiert werden sollen, denn in den meisten Fällen sind Sie das längst. Die entscheidende Frage lautet, sind sie auch automatisiert und integriert.

1. Lead Verteilung automatisieren

Viele Häuser verteilen Leads noch manuell oder halbautomatisch. Das kostet viel Zeit und kann zu Reibungen führen, wenn der Prozess nicht flüssig läuft.

Eine automatisierte Lead Verteilung weist Anfragen anhand klar definierter Regeln zu, zum Beispiel nach Marke, Standort, Modell oder Auslastung. Das reduziert Reaktionszeiten und schafft Transparenz.

2. Wiedervorlagen systemgestützt steuern

Nachfassaktionen gehören zu den größten Umsatzhebeln. Leider gehen sie im Alltag schnell unter.

Automatisierung im Autohaus kann diese Nachfassaktionen vereinfachen. So können automatisierte Workflows beispielsweise:

• Erinnerungen an Verkäufer auslösen,
• automatische Follow-up-Mails versenden,
• Eskalationen an Teamleiter auslösen, wenn Leads unbearbeitet bleiben.

Dadurch bleibt kein Kontakt unbeachtet.

3. Servicekommunikation automatisieren

HU-Erinnerungen, Wartungsintervalle oder saisonale Checks werden häufig noch manuell vorbereitet. Dabei kann Automatisierung im Autohaus auch hier vieles vereinfachen.

Mit automatisierten Journeys lassen sich Servicekampagnen regelbasiert, auf Basis von Laufleistung, Alter des Fahrzeugs oder letztem Werkstattbesuch, auslösen.

Das entlastet nicht nur das Marketing, es stabilisiert auch die Werkstattauslastung.

4. Datenquellen zusammenführen

Ohne saubere Daten kann keine Automatisierung im Autohaus stattfinden. Über einen zentralen Kundendatensatz, der Informationen aus CRM, DMS und weiteren Quellen zusammenführt, lässt sich die Mehrfachpflege reduzieren und die Datenqualität erhöhen.

Hier liegt der größte Hebel, um Zeitfresser zu minimieren.

VEACT als Wegbereiter für integrierte Workflows

Genau an dieser Stelle setzen Plattformlösungen wie die von VEACT an.

Statt einzelne Kampagnen manuell zu planen und Listen in Excel zu pflegen, werden Prozesse als durchgängige Customer Journey modelliert.

Mit einem Drag-and-Drop Journey Builder lassen sich vollautomatische Workflows definieren:

• Lead Routing bei Eingang
• automatische Begrüßungs- und Nachfasskommunikation
• Service-Erinnerungen
• Reaktivierung inaktiver Kunden
• Datenaktualisierung bei Statusänderungen

The goal is not to replace people, but to free employees from repetitive administrative tasks so they can use their time more effectively.

The benefits for dealerships are clear: less manual list maintenance, fewer system breaks, and fewer errors.

That way sales managers have more time for consultations and closing deals.

Warum es sinnvoll ist, jetzt zu handeln

Der Automobilhandel steht vielen Herausforderungen gegenüber und diese werden nicht kleiner:

• steigender Wettbewerbsdruck
• zunehmende Komplexität durch Elektromobilität und neue Vertriebsmodelle
• höhere Kundenerwartungen an Reaktionsgeschwindigkeit und Personalisierung

Wenn Verkäufer weiterhin nur rund 28 % ihrer Zeit für den tatsächlichen Verkauf aufwenden, verschenkt das Autohaus viel Umsatzpotenzial.

Automatisierung im Autohaus und Systemkonsolidierung sind deshalb notwendige Produktivitätsprojekte, die sich nicht ausschließlich auf die technische Umsetzung beschränken dürfen. Stattdessen müssen alle Prozesse unter die Lupe genommen und möglicherweise neu geplant werden.

Konkrete nächste Schritte für Ihr Autohaus

1. Prozessinventur durchführen: Listen Sie alle wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten im Vertrieb und Service auf.
2. Zeitaufwand messen: Schätzen Sie realistisch ein, wie viele Stunden pro Woche in Datenpflege, Reporting und manuelle Kampagnen fließen.
3. Systemlandschaft analysieren: Erstellen Sie eine Übersicht, welche Tools im Einsatz sind, und wo Doppelarbeiten entstehen.
4. Prioritäten definieren: Starten Sie mit Prozessen, die häufig auftreten und klar standardisierbar sind.
5. Pilotieren statt Großprojekt: Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Workflow. Zum Beispiel automatisiertes Lead Routing oder HU-Erinnerungen. Von da können Sie sich schrittweise voran arbeiten.

Fazit

Wenn mehr als 70 % der Arbeitszeit in Administration, Reporting und Tool-Bedienung fließen, haben Verkäufer zu wenig Zeit, um zu verkaufen. Umsatzeinbußen sind also oft nicht auf mangelnde Motivation zurückzuführen, sondern auf umständliche Prozesse, die Zeit fressen.

Gleichzeitig fühlen sich viele Teams von der Systemvielfalt überfordert. Deshalb geht der Trend immer mehr in Richtung Tool-Konsolidierung.

Wer Prozesse automatisiert und Systeme integriert, gewinnt vor allem eines: Zeit.

Diese Zeit kann gewinnbringend für die Kunden, Beratung und Vertragsabschluss eingesetzt werden.

Wenn Sie prüfen möchten, wo in Ihrem Autohaus das größte Automatisierungspotenzial steckt, lohnt sich ein strukturierter Blick auf Ihre Workflows. Genau dort beginnt nachhaltige Effizienzsteigerung.